Introducción a NEXO

El Instituto Tecnológico de Canarias ha desarrollado NEXO, un innovador sistema de gestión integral de la información de nuestro centro de I+D+i diseñado para centralizar y optimizar la gestión de nuestros datos económicos y de actividad. NEXO se erige como la columna vertebral de la entidad, proporcionando una solución robusta y flexible para los diez departamentos de I+D+i y los cinco de servicios centrales del Instituto. Gracias a su capacidad para manejar la heterogeneidad de líneas de trabajo y fuentes de financiación, NEXO facilita la unificación de datos, asegurando su coherencia y fiabilidad.

Antecedentes y Necesidad

Con más de treinta años liderando la investigación de forma multidisciplinar, el Instituto se enfrentaba al desafío de gestionar eficazmente una amplia diversidad de proyectos y, sobre todo, de financiaciones. La necesidad de una gestión de información económica y operativa más eficiente era evidente, motivando la creación de NEXO como un sistema ERP específico para centros de I+D+i.

Retos de NEXO

Debido a esta necesidad, se planteó que el NEXO pudiera lograr los siguientes retos:

• Gestión Eficiente de Fuentes de Financiación: NEXO ayuda al ITC gestiona sus diversas fuentes de financiación. Reconociendo la complejidad y la variabilidad de las condiciones asociadas a cada fuente, el sistema está diseñado para ofrecer una vista amplia de las fuentes lo que permite una planificación precisa y un óptimo seguimiento. Esto incluye adaptar los proyectos a las temporalidades y tarifas aplicables y garantizar el cumplimiento de los requisitos de certificación, todo con el objetivo de maximizar los recursos disponibles y asegurar la sostenibilidad financiera.
• Optimización de la Generación de Información: La duplicación de datos y la ineficiencia en los flujos de trabajo han sido retos persistentes planteados en el ITC. NEXO se enfoca en minimizar estos hándicaps y en establecer procesos que mejoren la recopilación, gestión y uso de la información económica y de las actividades. Esto se logra mediante la automatización de tareas y la implementación de flujos de trabajo eficientes que aseguren la integridad y la accesibilidad de la información.
• Garantía de Calidad del Dato: La calidad del dato es fundamental para la toma de decisiones. NEXO implementa controles de validación automáticos y manuales para asegurar la precisión y confiabilidad de los datos. Este enfoque no sólo mejora la calidad de la información sino que también fortalece la confianza en las decisiones basadas en dichos datos.
• Facilitación de la Toma de Decisiones: Una gestión eficaz se basa en la capacidad para tomar decisiones que tengan en cuenta toda la información disponible y que sean oportunas. NEXO integra herramientas avanzadas de visualización y análisis de datos, como Power BI, para ofrecer una información valiosa que guíe las estrategias de la entidad.
• Clasificación y Gestión Documental Eficaz: La gestión de documentos es un pilar en la administración de cualquier entidad de I+D+i. NEXO busca simplificar y optimizar este aspecto, evitando la duplicidad y consolidando la documentación de manera que sea fácilmente accesible y gestionable. Esto se traduce en un acceso más rápido a información clave y en la simplificación de los procesos de justificación y certificación de proyectos, a los que se incorpora la funcionalidad de consolidación de la documentación multidepartamental de un proyecto en un único esquema documental.
• Sistema de Gestión Documental y de Proyectos Adaptado: Reconociendo las necesidades únicas del ITC, NEXO se diseñó para ser un sistema altamente adaptado a las dinámicas de los centros de I+D+i. Esto ha permitido mejorar el acceso y la gestión de la documentación, integrando de manera fluida la información de proyectos, personal y económica, además de que NEXO esté adaptado y configurado para seguir implementando mejoras tecnológicas que continúen su proceso de desarrollo.

Desarrollo e Implementación

La implementación de NEXO ha avanzado a través de fases estratégicas, desde la gestión inicial de gastos hasta la integración de tecnologías avanzadas como Power BI, Project, SharePoint, y la futura incorporación de RPA e inteligencia artificial. Este enfoque escalonado ha permitido una transición fluida hacia una gestión automatizada y centrada en el dato.

Impacto y Mejoras

La adopción de NEXO ha transformado los procedimientos estándar de la entidad, logrando una notable eficiencia en la gestión de compras, licitaciones y control de personal. Más allá de la mejora en procesos, NEXO ha fortalecido la colaboración interdepartamental, integrando propuestas de actividad desde su inicio y promoviendo un ambiente de trabajo unificado.

Conclusión y Visión a Futuro

NEXO se posiciona como un elemento clave en la estrategia del Instituto Tecnológico de Canarias, asegurando no solo una gestión eficaz sino también el cumplimiento normativo. Su desarrollo continuo y la adaptación a nuevas tecnologías subrayan el compromiso del Instituto con la innovación y la excelencia operativa. La visión de NEXO es seguir evolucionando, abriendo nuevas posibilidades en la gestión tecnológica de información y reforzando el liderazgo del Instituto en el ámbito de I+D+i.

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